Solutions Gestion des Déplacements du Personnel
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Gestion des Déplacements du Personnel
Le logiciel sera installé et configuré lors de la recette, avec une documentation exhaustive sur ses fonctionnalités. Une formation, notamment pour l'administrateur, sera dispensée pour assurer l'opérationnalité de tous les utilisateurs.
Les frais de déplacement sont enregistrés avec une ventilation par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, restauration). La demande de validation auprès du manager, notifiée par e-mail, est automatisée.
Les fonctionnalités principales incluent l'analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l'exportation des montants vers la comptabilité.
Déplacement du personnel - ergonomie et performance
Le logiciel de gestion des déplacements offre une solution complète, permettant la ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant), une saisie multidevise avec application automatique des taux de change, ainsi que l'imputation des frais par comptes projets, clients ou activités. Il automatise la notification par email de la demande de validation au manager, calcule instantanément les frais à rembourser en fonction de leur nature, gère les frais réels, les plafonds, les forfaits et les frais kilométriques. Les fonctionnalités comprennent des synthèses, des tableaux de bord et la possibilité d'exporter les données. La mise en œuvre du logiciel est simple et rapide, incluant l'enregistrement de la société et des salariés, la définition des types de dépenses et des plafonds de remboursement, la définition des responsables pour la validation des notes de frais, et enfin, les tests et la livraison du logiciel. Pour les salariés, le logiciel permet l'enregistrement des frais de déplacements avec ventilation des dépenses par nature, l'imputation des frais par comptes projets, clients ou activités, et la demande de validation au manager avec notification automatique par email.
Pour le manager
- validation ou refus des frais de déplacement (avec commentaires justificatifs optionnels) - plusieurs niveaux possibles
- notification automatique par email de la réponse au salarié
- historique des frais de déplacements par salarié
- analyse et consultation des frais par période de traitement, catégorie des dépenses, collaborateurs
- consultation de synthèses, états et tableaux de bords divers
Pour la direction, le service comptable, le responsable RH
- accélération et simplification du processus de gestion des remboursements des frais
- définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec seuil, forfaits
- suivi de l'évolution des dépenses par période, nature, salariés ou équipes
- ventilation des dépenses par type et période
- export des données
Fonctionnalités complémentaires
- saisies multidevises avec application automatique des taux de change entre les devises
- gestion de barèmes de remboursement des frais kilométriques paramétrables par société
- interface avec tous logiciels ou systèmes d'informations externes (fonctions d'export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de ressaisies éventuelles et des risques d'erreurs associés.
